Toulouse Métropole : l’approche Atelier 2.0 pour optimiser usages et coûts des 5000 véhicules et matériels du parc

Toulouse Métropole met de l’intelligence dans le pilotage de son parc auto, en intégrant planification des réparations et maintenance préventive. Objectif : réduire les coûts.

Créée au 1ier janvier 2016, Toulouse Métropole a hérité d’un parc de près de 5000 véhicules et de matériels : 565 véhicules légers, 925 fourgonnettes et fourgons, 214 bennes à ordures, 126 poids-lourds, 24 motos, 165 scooters, 1070 vélos, ainsi que des tracteurs, tondeuses, tronçonneuses, etc. Très disparate, ce parc est aussi multisite, avec des garages et ateliers répartis sur le territoire. Ces véhicules ou matériels sont rattachés à l’une des 64 directions – Sports, Jardins et espaces verts, Police municipale… - ou mis en partage, comme les véhicules de tourisme, les vélos ou les scooters.

Pour gérer une telle complexité, la ville de Toulouse avait acquis dans les années 90, CENTRAL-PARC, l’offre de gestion de parc auto, à l’époque, d’AS-TECH Solutions. « Mais avec la création de la Métropole, la mutualisation du parc avec la Ville de Toulouse, et l’obligation de faire des économies les dotations de l’Etat se réduisant, cela nécessitait d’évoluer vers une version plus actuelle et plus riche » se souvient Angélique Vaux, Superviseur du Parc Auto de Toulouse Métropole. « Non seulement la technologie ne répondait plus à nos nouvelles exigences en termes d’ergonomie mais nous étions arrivés aux limites fonctionnelles de cette version et elle ne nous permettait plus de poursuivre l’optimisation de l’usage du parc et des coûts comme nous l’entendions. ». 

AS-TECH Parc Auto retenu pour suivre les dépenses le plus finement possible

Soucieuse de se doter d’une version plus moderne et plus puissante pour suivre le plus finement possible les dépenses de son parc, la métropole a choisi fin 2015, après consultation des différents logiciels du marché, AS-TECH Parc Auto de la gamme AS-TECH Web Office. « Et ce, pour 4 raisons majeures, » explique Angélique Vaux. « Sa capacité à se calquer sur notre arborescence complexe (affectations par direction et parc multisite), la reprise possible de toutes nos données, la puissance d’analyse offerte pour mieux comprendre nos usages et nos coûts, et, enfin, l’accompagnement proposé par AS-TECH. »

Aujourd’hui, une cinquantaine d’utilisateurs répartis entre la cellule de Supervision dirigée par Angélique Vaux, les ateliers, les directions et la réception des véhicules, se partagent, via les modules d’AS-TECH Parc Auto, les carnets de santé des véhicules et matériels. Dans le cadre de sa prestation d’accompagnement, AS-TECH Solutions a aussi développé un « Univers » de données, qui permet à la métropole d’analyser son parc très en détail, via le logiciel Business Object, qu’elle a également retenu.

Une visibilité sur tout le cycle de vie des véhicules et matériels

 « Nous disposons désormais d’un véritable outil de pilotage, qui nous permet de suivre et d’analyser finement toutes nos dépenses de fonctionnement, grâce à des requêtes conseillées par AS-TECH, et de prendre des décisions beaucoup plus avisées, en matière de renouvellement ou d’affectation, » poursuit Angélique Vaux. « Nous avons une visibilité sur tout le cycle de vie de nos véhicules, depuis leur commande, jusqu’à leur réforme, vente, vol ou destruction. Le module de Gestion du parc et des consommations, par exemple, nous donne des métriques sur les carburants, le module de Gestion des réparations, des informations précises sur celles-ci, le tout avec des alertes en cas de défaut. Nous savons très précisément quand un véhicule commence à nous coûter cher et nous avons alors tous les éléments en main pour arbitrer son avenir : faire une grosse réparation ou s’en séparer. Avec toujours l’objectif de réduire nos coûts. »

L’analyse des données de son parc permet aussi à la métropole de suivre l’usage des véhicules et de modifier leur affectation en fonction des besoins réels des directions, plutôt que de faire de nouvelles acquisitions.  

Atelier 2.0 : Une planification intelligente des réparations et de la maintenance préventive des véhicules

Toulouse Métropole utilise aussi le module Maintenance Intelligente, pour planifier les réparations des véhicules et des matériels en tenant compte de critères de priorité objectifs, basés sur les coûts et les usages. En 2018, le module a permis également d’instaurer des procédures de maintenance préventive des véhicules, suivant deux types de prévention : la vidange et la distribution. Chaque mois, le module édite la liste des concernés et déclenche des alertes à destination des directions impactées, de la cellule Supervision et des ateliers.

« Nous appelons Atelier 2.0 cette nouvelle façon beaucoup plus dynamique de planifier la vie technique de nos véhicules, » précise Angélique Vaux. « Grâce à Atelier 2.0 nous voyons des véhicules qui n’étaient pas régulièrement déposés aux Ateliers pour l’entretien courant et nous détectons aussi des négligences d’utilisation.  Nous pouvons donc sensibiliser les usagers, justifier de durées d’immobilisation, bref, mieux communiquer sur les usages du parc et contribuer ainsi à son meilleur état, qui rime avec moins de dépenses. Enfin, « Atelier 2.0 » traduit aussi pour nous le fait qu’AS-TECH Parc Auto est un logiciel en perpétuelle évolution, qui suit celles de nos demandes, grâce à la proximité de son éditeur, à son écoute et à sa volonté d’impliquer les utilisateurs.