Une plateforme unique pour la gestion du patrimoine du SDIS de l’Orne

Commandant Thierry Foltzer : La centralisation des biens porte ses fruits. La Loi du 3 mai 1996 a donné aux SDIS de France plus d’autonomie puisqu’ils ne dépendent plus, depuis cette date, de l’autorité du maire ou d’une collectivité territoriale pour leur gestion.

Une plateforme unique pour la gestion du patrimoine du SDIS de l’Orne

La Loi du 3 mai 1996 a donné aux SDIS de France plus d’autonomie puisqu’ils ne dépendent plus, depuis cette date, de l’autorité du maire ou d’une collectivité territoriale pour leur gestion. Cette loi dite de départementalisation leur a conféré de nouvelles compétences, notamment en ce qui concerne leur patrimoine. Ainsi, le SDIS de l’Orne a la responsabilité pleine et entière de la gestion de l’ensemble de ses biens, à savoir, entre autres, 48 casernes, 300 véhicules, 2000 équipements de transmission, 1000 équipements informatiques, 300 appareils paramédicaux et 6000 équipements de protection individuelle. En termes d’effectifs, le Service compte plus de 1400 personnes dont 1380 sapeurs-pompiers pour lesquels il faut pouvoir anticiper les besoins (fournitures, habillement, etc…). Le groupement technique et logistique que je coordonne au sein du SDIS de l’Orne (61), avec la collaboration quotidienne d’une vingtaine de personnes, est composé de trois entités : le service équipements qui gère le parc véhicule, le matériel opérationnel, dont les équipements de protection individuelle, et le service infrastructure qui contrôle les bâtiments, la radio téléphonie et le parc informatique. Enfin, le magasin départemental qui gère les stocks et les achats de nombreuses fournitures (opérationnelles, de bureau, mécaniques,…). Notre patrimoine est conséquent, nous avions donc besoin d’acquérir un outil informatique suffisamment performant pour gérer nos stocks, nos demandes, nos approvisionnements, suivre et organiser les contrôles obligatoires et créer des alertes automatiques. En définitive, mettre en place une politique d’achat et de maintenance.

Une base de données unique pour gérer l’ensemble du patrimoine

Avant de faire le choix d’un logiciel pour la gestion de notre patrimoine, nous ne bénéficiions pas de solution informatique appropriée. La plupart des rapports étaient réalisés sur tableaux Excel. Une question importante s’est donc posée : Fallait-il opter pour plusieurs logiciels métiers performants dans leur domaine mais hétéroclites ou arrêter plutôt notre choix sur un produit multidisciplinaire. En 2001, nous avons émis le souhait d’informatiser le Service avec des logiciels plus évolués. La gestion de notre patrimoine faisait bien sûr partie des enjeux. Le SDIS a finalement choisi la seconde option en misant sur AS-TECH Office en mars 2003. Il s’agit d’une solution permettant de constituer un référentiel centralisé et global du patrimoine, dotée d’une base de données unique apportant une réelle visibilité sur nos bâtiments, notre mobilier, nos équipements, notre parc véhicule et informatique et nos consommations d’énergie (fluides, carburant). Elle offre la possibilité d’anticiper les besoins, les demandes et les ressources financières ainsi que de mettre en place un suivi réglementaire de l’ensemble du patrimoine. La convivialité et l’arborescence de l’outil ont aussi été des critères de choix importants.

Trois étapes de déploiement pour une gestion optimale

Répertorier l’ensemble de notre patrimoine constituait une condition préalable indispensable au fonctionnement de ce nouveau système. Le déploiement de la solution a débuté en juin 2005 et s’est réalisé en trois étapes. Le premier inventaire a concerné le parc véhicules puisqu’il s’agissait du bien le plus rapide et le plus simple à mettre à jour. Entre juin et octobre 2005, les mobiliers et les équipements de transmission ont été, à leur tour, inventoriés. Enfin, entre octobre 2005 et février 2006, nous avons finalisé la base de données pour l’ensemble des matériels d’incendie et de secours. Je tiens d’ailleurs à souligner le solide travail d’équipe qui est à l’origine du succès de ce projet de grande ampleur, notamment l'investissement de mon adjointe pour le paramétrage et la codification de l’outil. Ce nouveau système a très vite permis de mettre en place des analyses statistiques multicritères (coûts, consommation des carburants et des énergies, état des stocks et des achats, …) et l’édition de rapports et de tableaux de bords pour l’ensemble des biens.

La solution répond à la majeure partie des besoins du SDIS

Après deux ans d’utilisation, nous pouvons dire que la solution a généré de nouveaux bénéfices pour le SDIS. D’une part, un suivi précis des demandes d’achat. Auparavant, les 48 casernes remplissaient des requêtes sous forme écrite et verbale. Désormais, les utilisateurs peuvent faire leurs demandes en utilisant l’outil qui permet de suivre l’état de celles-ci. Autre bénéfice important, nous sommes en mesure de maîtriser les consommations et d’avoir une vue d’ensemble. Désormais, nous gérons mieux nos achats et la solution permet d’automatiser la gestion des contrôles réglementaires pour les bâtiments et les véhicules. En effet, nous sommes en mesure de planifier et émettre des alertes lorsqu'une échéance approche. Les informations mises à notre disposition permettent aussi une bonne affectation des véhicules, notamment celles de véhicules neufs à des casernes qui les sollicitent plus souvent que d’autres. Enfin, la plateforme a permis la mise en place de passerelles avec les systèmes informatiques du service financier et des Ressources Humaines, évitant les saisies répétitives, les incohérences et permettant de nouvelles analyses de coûts. Il faut rappeler la difficulté pour les S.D.I.S. de maîtriser tous les mouvements de matériels existants entre centres de secours, notamment dans le cadre des interventions. Sans oublier la nécessité de tenir à jour l'inventaire au quotidien, lequel est obligatoire dans la comptabilité publique en général et dans l'instruction budgétaire et comptable. Dans l’ensemble, l’outil informatique nous apporte donc une véritable cohérence dans la gestion de l’ensemble de notre patrimoine, ce qui était notre objectif premier en choisissant ce produit multidisciplinaire.

D’autres possibilités à exploiter

Le SDIS souhaite améliorer la gestion de l’habillement à l’aide de la solution. A ce jour, le responsable du service peut consulter la disponibilité des stocks des magasins des groupements et visualiser en temps réel l'état consolidé de son propre stock pour estimer ses besoins et effectuer ses commandes. A l’avenir, le SDIS aimerait pouvoir gérer les masses d’habillement pour l’affectation des matériels, intégrer le contrôle des casques, des vestes d’intervention textiles et autres équipements de protection individuelle pour arriver à une vision transversale complète. Il y a un second enjeu important pour nous : L’acquisition d’une meilleure maîtrise de l’outil par les utilisateurs de chaque centre de secours. En effet, nous souhaiterions qu’ils puissent visualiser les équipements dont ils sont dotés et vérifier que l'inventaire est complet. Les centres transmettent encore aux services de la direction les informations sur les consommations de fluides ou les prises de carburant par exemple. Nous souhaiterions, là aussi, qu’elles soient saisies directement dans le logiciel pour éviter les saisies répétitives. Bien que les missions des sapeurs-pompiers n’aient pas de rapport direct avec la maîtrise des outils informatiques, leur assurer une formation permettra à la fois une gestion optimale de l’ensemble des biens de chaque caserne et un gain de temps précieux pour tous.