Eine einzige Plattform für die Verwaltung des Vermögens der Feuerwehr von Orne

Kommandant Thierry Foltzer: Die Zentralisierung der Güter trägt Früchte. Das Gesetz vom 3. Mai 1996 hat der Feuerwehr in Frankreich mehr Autonomie verliehen, da sie seit diesem Datum in ihrer Verwaltung nicht mehr dem Bürgermeister oder einer Gebietskörperschaft unterstehen.

Eine einzige Plattform für die Verwaltung des Vermögens der Feuerwehr des Departements Orne

Dieses sogenannte Departementalisierungsgesetz übertrug ihnen neue Kompetenzen, insbesondere in Bezug auf ihr Vermögen. So hat die Feuerwehr des Departements Orne die volle Verantwortung für die Verwaltung seines gesamten Vermögens, d. h. u. a. 48 Kasernen, 300 Fahrzeuge, 2000 Übertragungsgeräte, 1000 IT-Geräte, 300 paramedizinische Geräte und 6000 persönliche Schutzausrüstungen. In Bezug auf die Anzahl der Mitarbeiter zählt der Dienst mehr als 1400 Personen, darunter 1380 Feuerwehrleute, für die der Bedarf (Vorräte, Bekleidung usw.) antizipiert werden können muss. Die technische und logistische Gruppe, die ich bei der Feuerwehr von Orne mit der täglichen Zusammenarbeit von etwa 20 Personen koordiniere, besteht aus drei Einheiten: der Ausrüstungsabteilung, die den Fuhrpark, das Einsatzmaterial, einschließlich der persönlichen Schutzausrüstung, verwaltet, und der Infrastrukturabteilung, die die Gebäude, die Funktelefonie und den Computerpark kontrolliert. Schließlich gibt es noch das Departementslager, das die Bestände und den Einkauf zahlreicher Materialien (Betriebs-, Büro-, mechanisches Material, ...) verwaltet. Da unser Vermögen beträchtlich ist, mussten wir ein ausreichend leistungsfähiges IT-Tool erwerben, um unsere Bestände, Anfragen und Lieferungen zu verwalten, die vorgeschriebenen Kontrollen zu verfolgen und zu organisieren und automatische Warnmeldungen zu erstellen. Letztendlich eine Einkaufs- und Wartungspolitik einzuführen.

Eine einzige Datenbank, um das gesamte Vermögen zu verwalten.

Bevor wir uns für eine Software zur Verwaltung unseres Vermögens entschieden, verfügten wir über keine geeignete IT-Lösung. Die meisten Berichte wurden in Excel-Tabellen erstellt. Es stellte sich also die Frage, ob wir uns für eine Reihe von fachspezifischen Softwareprodukten entscheiden sollten, die in ihrem Bereich zwar leistungsstark, aber uneinheitlich waren, oder ob wir uns für ein multidisziplinäres Produkt entscheiden sollten. Im Jahr 2001 äußerten wir den Wunsch, die Abteilung mit einer fortschrittlicheren Software zu informatisieren. Die Verwaltung unseres Vermögens gehörte natürlich zu den Herausforderungen. Die Feuerwehr entschied sich schließlich für die zweite Option und setzte im März 2003 auf AS-TECH Office. Es handelt sich um eine Lösung, die es ermöglicht, ein zentrales und globales Vermögensverzeichnis zu erstellen, das mit einer einzigen Datenbank ausgestattet ist, die einen echten Überblick über unsere Gebäude, unser Mobiliar, unsere Ausrüstungen, unseren Fahrzeug- und Computerpark und unseren Energieverbrauch (Flüssigkeiten, Treibstoff) bietet. Sie bietet die Möglichkeit, den Bedarf, die Nachfrage und die finanziellen Ressourcen zu antizipieren und eine vorschriftsmäßige Überwachung des gesamten Vermögens einzurichten. Die Benutzerfreundlichkeit und die Baumstruktur des Tools waren ebenfalls wichtige Auswahlkriterien.

Drei Etappen der Einführung für eine optimale Verwaltung

Die Erfassung unseres gesamten Vermögens war eine unabdingbare Voraussetzung für das Funktionieren des neuen Systems. Die Einführung der Lösung begann im Juni 2005 und erfolgte in drei Etappen. Die erste Bestandsaufnahme betraf den Fahrzeugbestand, da es sich hierbei um das am schnellsten und einfachsten zu aktualisierende Gut handelte. Zwischen Juni und Oktober 2005 wurden die Möbel und die Übertragungsgeräte inventarisiert. Zwischen Oktober 2005 und Februar 2006 schließlich stellten wir die Datenbank für das gesamte Feuerwehr- und Rettungsmaterial fertig. Ich möchte übrigens die solide Teamarbeit hervorheben, die für den Erfolg dieses Großprojekts verantwortlich ist, insbesondere die Investition meiner Stellvertreterin in die Parametrierung und Codierung des Tools. Das neue System ermöglichte sehr schnell die Einführung statistischer Analysen mit mehreren Kriterien (Kosten, Kraftstoff- und Energieverbrauch, Lagerbestand und Einkäufe, ...) sowie die Erstellung von Berichten und Dashboards für alle Güter.

Die Lösung deckt den Großteil der Bedürfnisse der Feuerwehr ab

Nach zwei Jahren Nutzung können wir sagen, dass die Lösung neue Vorteile für den SDIS generiert hat. Einerseits eine genaue Verfolgung der Kaufanfragen. 

Zuvor füllten die 48 Kasernen Anträge in schriftlicher und mündlicher Form aus. Jetzt können die Nutzer ihre Anfragen mithilfe des Tools stellen, das den Status der Anfragen verfolgt. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass wir den Verbrauch unter Kontrolle haben und uns einen Überblick verschaffen können. Von nun an verwalten wir unsere Einkäufe besser und die Lösung ermöglicht es uns, die Verwaltung der vorgeschriebenen Kontrollen für Gebäude und Fahrzeuge zu automatisieren. Wir können nun planen und Warnungen ausgeben, wenn ein Termin näher rückt. Die uns zur Verfügung gestellten Informationen ermöglichen auch eine korrekte Zuweisung von Fahrzeugen, insbesondere von Neufahrzeugen an Kasernen, die diese häufiger als andere benötigen. Schließlich ermöglichte die Plattform die Einrichtung von Brücken zu den IT-Systemen der Finanzabteilung und der Personalabteilung, wodurch wiederholte Eingaben und Inkonsistenzen vermieden und neue Kostenanalysen ermöglicht wurden. Es sei daran erinnert, dass es für die Rettungsdienste schwierig ist, alle bestehenden Materialbewegungen zwischen den Rettungszentren zu beherrschen, insbesondere im Rahmen von Einsätzen. Nicht zu vergessen ist die Notwendigkeit, das Inventar täglich auf dem neuesten Stand zu halten, was in der öffentlichen Buchhaltung im Allgemeinen und in der Haushalts- und Buchführungsanweisung vorgeschrieben ist. Insgesamt bringt uns das IT-Tool also eine echte Kohärenz bei der Verwaltung unseres gesamten Vermögens, was unser vorrangiges Ziel bei der Wahl dieses multidisziplinären Produkts war.

Weitere Möglichkeiten, die es zu nutzen gilt

Die Feuerwehr möchte mithilfe der Lösung die Verwaltung der Bekleidung verbessern. Bisher kann der Leiter der Abteilung die Verfügbarkeit der Bestände in den Geschäften der Gruppierungen abfragen und in Echtzeit den konsolidierten Status seines eigenen Bestands einsehen, um seinen Bedarf zu schätzen und seine Bestellungen auszuführen. In Zukunft möchte der SDIS die Bekleidungsmassen für die Materialzuweisung verwalten können, die Kontrolle von Helmen, textilen Einsatzjacken und anderen persönlichen Schutzausrüstungen integrieren, um zu einer vollständigen bereichsübergreifenden Übersicht zu gelangen. Es gibt eine zweite wichtige Herausforderung für uns: Die Erlangung einer besseren Beherrschung des Tools durch die Nutzer in jeder Rettungsleitstelle. Wir möchten nämlich, dass sie die Ausrüstungen, mit denen sie ausgestattet sind, einsehen und überprüfen können, ob das Inventar vollständig ist. Die Zentren übermitteln den Abteilungen der Direktion noch immer Informationen über den Verbrauch von Flüssigkeiten oder beispielsweise die Kraftstoffaufnahme. Auch hier würden wir uns wünschen, dass sie direkt in die Software eingegeben werden, um wiederholte Eingaben zu vermeiden. Auch wenn die Aufgaben der Feuerwehrleute nicht in direktem Zusammenhang mit der Beherrschung von IT-Tools stehen, wird eine entsprechende Schulung sowohl eine optimale Verwaltung des gesamten Vermögens jeder Feuerwache als auch eine wertvolle Zeitersparnis für alle Beteiligten ermöglichen.