In Sainte-Maxime boostet das Portal OPUS Services der Software Technischer Dienst die Organisation

Software für den technischen Dienst - Kundenmeinung 

Jedes Jahr kommen fast 80.000 Besucher zu den 8.000 Einwohnern der Stadt Sainte-Maxime und es werden durchschnittlich 450 touristische Veranstaltungen organisiert. Dies bringt viele Abteilungen der Stadt - Kulturerbe, Grünflächen, Straßenbau, Bauarbeiten, Sport usw. - dazu, sich gut zu organisieren, allen voran die Technischen Dienste.  "Um die erwartete Qualität des Empfangs der Touristen zu gewährleisten, haben die Anforderungen an die verschiedenen Verwaltungsdienste in den letzten Jahren ständig zugenommen", erklärt Régis Charbonneau, AS-TECH-Projektleiter und Referent der Technischen Dienste der Stadt. "Wir hatten 4 bis 5 Anlaufstellen für diese Anfragen, Mahnungen von allen Seiten, die uns belasteten, und natürlich viel Stress! Viele der Einsätze betrafen kurative Arbeiten für das Kulturerbe. Daraus ergab sich eine Flut von Fragen zu unserer Organisation: Sollten wir die Anlaufstellen nicht rationalisieren ? Mehr vorbeugende Gebäudewartung betreiben ? Verfügen wir intern über die richtigen Kompetenzen oder greifen wir zu sehr auf Subunternehmer zurück? Etc."

Ohne Sichtbarkeit war es für die Stadt unmöglich, all diese strategischen Fragen zu beantworten. Wir schreiben das Jahr 2016 und die Notwendigkeit, eine Lösung zu finden, ist offensichtlich.

Ein zweiköpfiges Team, das das Projekt trägt, und ein kleines Juwel von einem Tool, das in einen Laden verbannt wurde

"Da diese Art von Projekt besonders wichtig und umfassend ist und sich auf alle Abteilungen auswirkt, braucht man besonders motivierte Sponsoren, die einen sehr starken Willen und eine starke Energie vorantreiben", betont Virginie Renault-Bodeau, Leiterin der Finanzabteilung und Beauftragte für Beratung und Organisation bei der Stadt. "Zwei sich ergänzende Zweierteams sind der Ursprung unserer Dynamik: Der Leiter der Technischen Dienste mit Régis als Referent auf der einen Seite und der Leiter der Allgemeinen Dienste mit mir als Referentin auf der anderen Seite." Dieses zweiköpfige Team erstellte den Aktionsplan mit der Herausforderung, "die Kräfte in den Technischen Diensten besser zu verteilen". 

Ende 2016 erwartet die Referenten eine positive Überraschung: Ein Geschäft nutzt seit zwölf Jahren diskret ein Tool, das dem von ihnen gesuchten sehr ähnlich ist. Was ist der Herausgeber? AS-TECH Solutions. "Auch wenn es sich um eine frühere Version handelte, haben wir schnell das ganze Potenzial dieser Lösung und ihre Übereinstimmung mit unseren Bedürfnissen festgestellt. Als wir uns wegen eines Software-Upgrades an den Herausgeber wandten, entdeckten wir die neue Version AS-TECH Web Office, die noch mehr Funktionen bot, und das Portal OPUS Services, das unsere Organisation revolutionieren sollte", fährt Régis Charbonneau fort.  

Eine technische Service-Software als Träger guter organisatorischer Praktiken und ein engagierter Herausgeber.
Ab 2017 startet das Projekt zur Migration auf die neue Version und zur Implementierung des Portals Opus Services. Alle Elemente sind für seinen Erfolg vereint: der von den Direktoren getragene Wille, die Synergie der bestehenden Zweiergruppen, ein angemessenes Budget "und ein Herausgeber, der zu einer richtigen <Mischung aus hoher Professionalität und Freundlichkeit fähig ist", betont Virginie Renault-Bodeau. "AS-TECH Solutions war ein echter Projektpartner, der die gleiche Energie wie wir zeigte und jedes Problem intelligent und schnell lösen konnte. Das Tool ist ebenfalls ein Erfolgsfaktor: Es trägt in sich eine relevante Organisation, die man nur zu übernehmen braucht, ist aber ausreichend anpassbar, um sich auf bestimmte Punkte unserer Arbeitsweise einzustellen."

Heute sind alle Module von AS-TECH Web Office einsatzbereit und das Portal OPUS Services ist für die rund 40 verwaltenden Abteilungen der Gebietskörperschaft eingerichtet: Jede Abteilung verfügt über ein eigenes Benutzerprofil, das es den Bediensteten ermöglicht, einen ordnungsgemäßen Antrag auf Intervention zu stellen. Die Anträge, die mit einem Budget versehen sein müssen, durchlaufen einen Validierungs-Workflow über den Leiter der betreffenden Abteilung und dann über die Technischen Dienste, die sie genehmigen oder ablehnen. Die Anträge werden dann in einen für alle einsehbaren Einsatzkalender eingetragen. "Die Analyse von Indikatoren ist möglich, um z. B. zwischen der Vergabe von Unteraufträgen oder der Einstellung einer neuen Fachkraft zu entscheiden oder die Verwendung von Krediten zu optimieren", fährt Virginie Renault-Bodeau fort. 

Stärke, Transparenz, Optimierung und Qualität - viele Einsparungen in Aussicht

 "Diese Stärke hat die Beziehungen zwischen den technischen Diensten und den Verwaltungsabteilungen verbessert", ergänzt Régis Charbonneau. "Und die Vorteile sind zahlreich. Der Validierungs-Workflow beispielsweise überträgt den Antragstellern Verantwortung und bindet die Entscheidungsträger ein, die so ihre Rolle wiederfinden. Jetzt ist alles nachvollziehbar: Man weiß, wer den Antrag gestellt hat, wer ihn abgelehnt oder angenommen hat und ob, von wem und wann die Maßnahme durchgeführt wurde. 80% der Anträge werden sofort abgeschlossen. Früher hatten wir keine Metriken, aber wir wissen, dass sich Anfragen monatelang hinziehen können, was zu Stress auf der einen und Frustration auf der anderen Seite führt."

Auf der Modulseite hat sich die computergestützte Verwaltung der Poolfahrzeuge auf die Organisation ausgewirkt: Die Dienstfahrzeuge der Leiter der technischen Dienste werden nicht mehr persönlich genutzt, sondern geteilt. Die positive Bilanz: 8 statt 14 Fahrzeuge im Einsatz, was zu erheblichen finanziellen Einsparungen bei der Wartung und den Versicherungen führt. Bald schon werden auch die Fahrzeuge des Rathauses gepoolt. AS-TECH Patrimoine ermöglichte eine umfassende Erfassung der Gebäude, die tatsächlich im Besitz der Stadt sind, wodurch die Versicherungskosten angepasst werden konnten. Régis Charbonneau schloss: "Alle Module von AS-TECH Web Office sind wichtige operative Verwaltungswerkzeuge zur Kontrolle der Ausgaben der Stadt, aber OPUS Services ist viel mehr als das: Es ist zum Rückgrat unserer Organisation geworden und ermöglicht uns, die technischen Dienste von Anfang bis Ende zu steuern und die besten Entscheidungen zu treffen."