Die Stadt Lognes setzt zur Zentralisierung und Verwaltung ihrer Geräte und Möbel auf die Software von AS-TECH
Lognes ist eine Gemeinde in der Nähe von Paris. Sie wird auch als "Drachenstadt" bezeichnet und zählt heute rund 15.000 Einwohner. Seit vier Jahren ist Marie-Louise die Leiterin der Buchhaltungsabteilung dieser "neuen Stadt". Vor ihrer jetzigen Stelle hatte sie die Aufgabe, das physische Inventar der Gemeinde "anhand einer Excel-Tabelle, Struktur für Struktur und dann Stück für Stück" zu referenzieren.
Im Jahr 2018 wurde ein öffentlicher Auftrag vergeben, Marie-Louise erklärt: "Wir suchten nach einer Software, die die Verwaltung des Mobiliars, aber auch die Bauanträge des CTM (Centre Technique Municipal) und die Verwaltung des Lagerbestands übernimmt. Unser Ziel war es, unser Anlagenvermögen zu inventarisieren und Ausgaben zu belegen, um uns einer Buchhaltung im Privatsektor anzunähern. Wir haben AS-TECH in der Ausschreibung ausgewählt, weil es die einzige Lösung war, die den Erwartungen an die von uns gesuchte Transversalität wirklich entsprach."
Einbeziehung der Abteilungen in die Festlegung der Prozesse
Die Stadt wollte dem Projekt eine bereichsübergreifende Bedeutung verleihen, was die Einbeziehung und Vermittlung der verschiedenen Abteilungen erforderte, um die richtigen Prozesse zu strukturieren und zu definieren. Es war dann die Aufgabe des Verantwortlichen für das bauliche Gut, die Baumdiagramme der Objekte über einen von AS-TECH gelieferten Importrahmen in die Software zu integrieren: "Wir wollten alles verwalten, was sich in einem Raum befindet, das heißt nicht nur die Möbel, sondern auch die Heizung, den Strom usw., um eine genaue Analyse zu haben. Wir haben jedoch einige Regeln für die Verwaltung der Software angepasst, indem wir insbesondere das Baumdiagramm auf die Benutzer, die Anfragen stellen, auf Standortebene beschränkt haben, um effizienter zu sein." Eine vorübergehende Organisation, während die Teams schrittweise auf die NOMADE-Lösung für Smartphones geschult werden, die es ermöglicht, die Barcodes von Möbeln und Räumlichkeiten zu scannen, um Anträge zu stellen.
Ein Trichtersystem, damit relevante Anfragen den CTM-Manager erreichen
"Alle Leiter der Einrichtungen und die zuständigen Mitarbeiter haben Zugriff auf die Anwendung. Dies ermöglicht eine hierarchische Überprüfung und eine erste Sortierung der Anfragen. Die Anträge werden dann an den CTM-Manager weitergeleitet, der alle laufenden Arbeiten in der Stadt überwacht. Je nach Art der Anfrage leitet er sie an die entsprechende Abteilung weiter (Regieabteilung, Bauabteilung, technische Abteilung ...)". Eine zuständige Person im Sekretariat erfasst dann die aufgewendete Zeit und das verwendete Material, bevor die Arbeiten abgeschlossen werden. Dies ermöglicht es, die Gesamtkosten pro Einsatz zu ermitteln (Personalkosten, Materialkosten...) und die Arbeit der Mitarbeiter des technischen Dienstes zu bewerten.
Der Kauf von AS-TECH ermöglichte es, Verluste zu vermeiden, indem die Bestände zusammengefasst wurden
"Seit einem Jahr hat die Gemeinde Lognes beschlossen, ein Zentrallager einzurichten, um alle Verwaltungs-, Schul-, Technik- und Apothekenartikel, die auf mehrere Lager verteilt sind, zusammenzufassen, wodurch enorme Einsparungen erzielt werden und wir viel schneller reagieren können. Die Verwaltung der Haltbarkeitsdaten war ein Schlüsselelement bei der Optimierung der Einkäufe, um Verluste zu vermeiden", erklärte Marie-Louise.
Sie fügt hinzu: "Die Anbindung der Auftragsbearbeitung an die Buchhaltungssoftware CIRIL hat ebenfalls zu erheblichen Zeiteinsparungen geführt."
Die Erfahrung der AS-TECH-Projektleiterin als Erfolgsfaktor
Abschließend: "Ein Erfolgsfaktor bei der Umsetzung des Projekts war die Erfahrung und das Wissen der Projektleiterin von AS-TECH. Sie hat das Projekt sehr gut geleitet, um es so einfach wie möglich zu gestalten, indem sie begleitend, pädagogisch und wohlwollend agierte und dabei teilnehmende Lernmethoden einsetzte".
