Der Ballungsraum Roanne, Roanne, Mably und Villerest: 200 Agenten auf einem gemeinsam genutzten Multi-Kollektiv-Tool

"Schon lange vor der Gründung des Projekts äußerten einige Gemeinden, allen voran Roanne, den Wunsch, sich mit einem echten Werkzeug zur technischen Verwaltung ihres Vermögens und ihrer Einsätze auszustatten", erklärt Françoise Gonon, Projektleiterin in der Direktion für Informationssysteme (DSI) von Roannais Agglomération. "Es dauerte jedoch bis 2011 und der Gründung unserer ISD, bis das Projekt endlich konkret wurde. Seine Komplexität: Die gemeinsame Nutzung einer einzigen Multi-Collector-Lösung durch die Abteilungen der Agglo und drei Städte von sehr unterschiedlicher Größe - Roanne, Mably und Villerest -, um sowohl eine autonome Verwaltung des Vermögens jedes Einzelnen als auch eine transversale Verwaltung des gemeinsamen (an die Agglo abgetretenen) Vermögens zu fördern, die auf dem Austausch von Mitteln und Kompetenzen zwischen den vier Körperschaften beruht."

Nach einer Analyse der verschiedenen Bedürfnisse startete die IT-Abteilung 2012 eine Ausschreibung, die einen sehr breiten Funktionsumfang abdeckte und Anfang 2013 von AS-Tech Solutions gewonnen wurde. "Dieser Anbieter war nicht der günstigste", erinnert sich Grégory Aymond, Leiter der Umweltabteilung der Stadt Roanne und Leiter des funktionalen Projekts. "Aber nach den Vorführungen der drei Konkurrenzprodukte waren wir absolut überzeugt von der großen Anpassungsflexibilität der Module von AS-Tech Web Office. Sie konnten somit sehr unterschiedliche Benutzerprofile befriedigen, von Abteilungsleitern, die ihr Kerngeschäft (z. B. Straßenbau) steuern möchten, bis hin zu Personen mit mehreren Aufgabenbereichen wie die beiden Beamten der kleinen Gemeinde Villerest, die für ihr gesamtes Kulturerbe zuständig sind."

Eine sinnvollere Zusammenlegung von Mitteln und Kompetenzen

Heute arbeiten 200 Nutzer, verteilt auf die drei Gemeinden und alle Abteilungen der Agglo (Immobilien, Straßenbau, Sauberkeit, Grünflächen, Energie...), sowie Subunternehmer (z. B. Gebäudeüberwachung) mit diesem gemeinsamen Tool. "Die gemeinsame Nutzung ist umso einfacher, als AS-Tech Web Office sehr einfach auf den Arbeitsplätzen installiert werden kann und auch einen Internetzugang bietet, insbesondere für unsere Subunternehmer", betont Françoise Gonon. Die verschiedenen Module - fast alle wurden ausgewählt - industrialisieren und verlässlicher machen Verfahren, die zuvor manuell oder auf Excel-Tabellen basierten. "Selbst die anfänglich widerspenstigsten Mitarbeiter haben sich das neue Tool perfekt angeeignet", fügt Grégory Aymond hinzu. "Es erleichtert jedem die Verfolgung seiner Aufträge und wertet sie auf, indem es eine Übersicht über jeden Schritt bietet - Anfrage, Intervention usw. - und die Verfolgung der Aufträge bis hin zu den einzelnen Arbeitsschritten. - und eine durchgehende Rückverfolgbarkeit."

Die Vorteile für alle Gebietskörperschaften sind ebenfalls deutlich spürbar. Die Wartung und die technischen Kontrollen der Fuhrparks, die insgesamt 918 Fahrzeuge und Geräte umfassen, werden nunmehr über Dashboards gesteuert und sind somit strenger. Das Modul AS-Tech Parc auto erleichtert außerdem die Ausleihe oder den Transfer von Fahrzeugen zwischen Gebietskörperschaften, was eine Optimierung ihrer Nutzung fördert. Bei den Mietverträgen (333 Verträge, die mit AS-Tech Locatif verwaltet werden) werden die Daten, die früher in Papierform vorlagen, nun endlich elektronisch erfasst, so dass sie sicher sind und vor allem bei der gemeinsamen Nutzung von Gebäuden gemeinsam genutzt werden können. "AS-TECH Web Office ermöglicht es uns sogar, aus budgetärer Sicht sehr einfach die Tatsache zu verwalten, dass ein Team einer Gemeinde weiterhin in Eigenregie die Wartung einer an die Agglo übertragenen Sportausrüstung übernimmt: So können wir intelligenterweise unsere eigenen Kompetenzen kapitalisieren, anstatt auszulagern."

Auf dem Weg zu einer strategischeren Steuerung des Vermögens

Die zahlreichen Dashboards, die den Verwaltern zur Verfügung gestellt werden, garantieren ihnen außerdem eine einfachere und somit strategischere Steuerung ihrer Kerngeschäfte. Im Immobilienbereich der Agglo werden beispielsweise die Investitionen nun im Rahmen von Mehrjahresplänen verwaltet, wobei eine Überwachung und Analyse nach Gebäuden oder Leistungsarten möglich ist, was vorher nicht möglich war. "In der Stadt Roanne ermöglicht das Modul AS-Tech Bekleidung eine bessere Kontrolle der Ausgaben", fährt Françoise Gonon fort. "Und in der kleinen Gemeinde Villerest dient AS-Tech Web Office als Entscheidungshilfe: Tatsächlich können die beiden Beamten nun fast sofort auf Anfragen ihrer gewählten Vertreter antworten, die beispielsweise die Verteilung der Anfragen für Einsätze nach Lieferanten oder die Kosten eines Ereignisses wie den 14. Juli betreffen." Und auf Ebene der Agglo fördert die Transparenz über den Verbrauch der einzelnen Abteilungen deren Verantwortungsbewusstsein. Die neuen Module Opus Services und Opus Patrimoine ermöglichen es, den Service für die Einwohner zu verbessern, indem sie die Kosten der Einsätze in den ihnen zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten aufzeigen. "Die neuen Module sind in der Lage, alle Anfragen von Bürgern oder Nachbarschaftsräten über das Opus-Portal zentral zu bearbeiten, unabhängig davon, welche Abteilung für die Bearbeitung zuständig ist." ergänzt Grégory Aymond. "Die Interventionen sind somit besser qualifiziert und besser abgestimmt. Und vor allem verfügen die Abgeordneten endlich über genaue und umfassende Statistiken zu den Anfragen der Bürger und den Antworten, die sie erhalten haben, in welchen Fristen, von welchem Dienstleister usw. Als wir ihre Zufriedenheit feststellten, wussten wir, dass die Wette AS-Tech Solutions wirklich gewonnen war!"

* Verwendete Module: Gesamtvermögen, Arbeiten/Instandhaltung, Mehrjahresverwaltung, Einkauf von Lagerbestand, Bekleidung/Persönliche Schutzausrüstung, Fuhrpark, Mobiliar, Energie, Mieten, Verträge, Opus Services (Portal für Anfragen)