SICOVAL: Eine bessere Kontrolle der öffentlichen Ausgaben im Zusammenhang mit dem Kulturerbe

Zu ihren Zuständigkeiten gehören: wirtschaftliche Entwicklung und Beschäftigung, Raumplanung, Verkehr und Wohnungswesen, Solidarität und sozialer Zusammenhalt, Förderung des lokalen Lebens, Umwelt und Lebensumfeld.

"Bis 2012 haben unsere verschiedenen Abteilungen - insgesamt etwa 30: Gebäude, Straßenbau, Abwasserentsorgung, die Abteilung für Flüsse, Landschaftsgestaltung, Logistik ... - ihr jeweiliges Vermögen jeweils für sich mit Bürokommunikationsmitteln verwaltet", erklärt Inès Lopez, Leiterin der Finanzabteilung der Direktion für Umwelt und Vermögen des Sicoval. "Mit der Ausweitung unserer Zuständigkeiten auf Trinkwasser und Abwasserentsorgung ab 2004 und auf Straßen im Jahr 2012 wurde es mit den vielen kleinen und unzuverlässigen Tools sehr schwierig, unsere Kosten zu analysieren, eine analytische Buchhaltung für die Arbeiten zu erstellen und Entscheidungen auf der Grundlage präziser Zahlen zu treffen, in die die Einrichtung eines Lagers zur Zentralisierung von Einkäufen und Beständen integriert ist, haben wir beschlossen, eine Lösung zu erwerben, um die Steuerung unserer technischen Dienste, die Konsolidierung und Verwaltung unseres heterogenen Vermögens zu optimieren: Gebäude, Fahrzeuge, Straßen, Wanderwege, Wassernetze...".

Alle Module von AS-Tech Web Office wurden aufgrund ihres Funktionsumfangs und ihrer Ergonomie ausgewählt.
Sicoval lässt daraufhin seine Organisation von einer externen Firma prüfen, die die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen analysiert. Diese Bedürfnisse waren Gegenstand einer offenen Ausschreibung, die im März 2012 bekannt gegeben wurde und bei der AS-Tech Solutions aufgrund des technischen Werts und der Qualität seiner Antwort den Zuschlag erhielt. "Von fünf Bewerbern boten nur zwei, darunter As-Tech, ein Angebot an, das den breiten Umfang unserer Bedürfnisse abdecken konnte: ein einziges Referenzsystem für unser Vermögen, die Verwaltung des neuen Lagers und des gesamten Lebenszyklus der Interventionen, die Möglichkeit, Einkaufsanfragen außerhalb der Interventionen zu stellen, die Überwachung des Fuhrparks, die Verwaltung der Mieten und des Mobiliars...", erläutert Inès Lopez. "Die rund 50 zukünftigen Nutzer, die bei der Auswahl ihrer neuen Lösung sehr engagiert waren, haben sich bei einer Demonstration für die Ergonomie und die Benutzerfreundlichkeit der Lösung AS-Tech Web Office ausgesprochen. Sie haben insbesondere die Menüführung und die Übersichtlichkeit der Bildschirme sehr geschätzt, die es ermöglichen, immer zu wissen, wo man sich in der Anwendung befindet, also nie verloren zu gehen: das ist ein echter Pluspunkt!"

Ein weiterer Pluspunkt ist der modulare Ansatz, der es Sicoval ermöglicht, die Funktionen in seinem eigenen Tempo in zwei klar getrennten Projektphasen zu implementieren. So können die Vorteile der ersten operativen Module schneller genutzt werden.

Auf dem Weg zu einer echten Mehrjahrespolitik für die Instandhaltung und Erneuerung des Kulturerbes...

Mit AS-Tech Patrimoine verfügt Sicoval über eine konsolidierte und von den Dienststellen gemeinsam genutzte Übersicht über sein gesamtes Vermögen, die in sein GIS integriert ist, sowie über Beschreibungsblätter, die bis zu den Bauteilen für die Gebäude reichen. Ebenfalls einsatzbereit ist AS-Tech Stock/Achat, mit dem das Unternehmen sein zentrales Lager für Verbrauchsmaterial und technische Ausrüstung verwalten kann, das ein Eckpfeiler seiner neuen Organisation ist.

"Zwischen Juni und Oktober 2013 haben wir mit AS-Tech Travaux nicht weniger als 1.159 Einsätze in den Bereichen Gebäude, Logistik, Mechanik und für die Kindertagesstätten, die seit Anfang 2012 in unseren Zuständigkeitsbereich fallen, verwaltet, wodurch sich unser Personalbestand verdreifacht hat", fährt Inès Lopez fort. "Wir haben eine unglaubliche Strenge gewonnen: Verfolgung der Verwaltung der Einsätze, Planung und Priorisierung der Arbeiten, kein Einsatz mehr ohne Arbeitsschein, ein Workflow für eine formalisierte Validierung der Anfragen und eine Rückverfolgbarkeit, die es ermöglicht zu wissen, wer was beantragt und um was zu tun. Dieses Modul ermöglicht es uns, endlich über die analytische Buchhaltung zu verfügen, die uns fehlte, und die Tätigkeit der Regiebetriebe aufzuwerten!"

Und dank des Moduls AS-Tech Parc Auto ist die Erfassung der 200 Fahrzeuge des Sicoval endlich auf dem neuesten Stand. Die Einrichtung von Warnmeldungen ermöglicht es dem Werkstattleiter außerdem, bei den vorgeschriebenen technischen Kontrollen Zeit und Gelassenheit zu gewinnen.

Inès Lopez fasst zusammen: "AS-Tech Web Office ist für uns eine echte Entscheidungshilfe, da es uns hilft, unsere Budgets für die kommenden Jahre vorausschauend zu planen, den Abgeordneten reale und zuverlässige Zahlen vorzulegen und Probleme, z. B. aufgrund von Alterung, frühzeitig zu erkennen. Es wird uns ermöglichen, eine mehrjährige - und nicht mehr jährliche - Politik in Bezug auf unser Vermögen zu betreiben, die eine bessere Kontrolle der öffentlichen Ausgaben gewährleistet!"