SICOVAL : une meilleure maîtrise de la dépense publique liée au patrimoine

Relèvent de ses compétences : le développement économique et l’emploi, l’aménagement de l’espace, les transports et l’habitat, la solidarité et la cohésion sociale, l’animation de la vie locale, l’environnement et le cadre de vie.

« Jusqu’en 2012, nos différents services – une trentaine au total : Bâtiments, Voirie, Assainissement, le service Rivières, espaces paysagers, logistique … - ont géré leurs patrimoines respectifs chacun de leur côté, avec des outils bureautiques, » explique Inès Lopez, Responsable de la Cellule Financière de la Direction Environnement et Patrimoine du Sicoval. « Mais avec l’extension dès 2004 de nos compétences à l’eau potable et à l’assainissement puis à la voirie en 2012, il était devenu très difficile, avec ces multiples outils restreints et peu fiables, d’analyser nos coûts, d’avoir une comptabilité analytique sur les travaux et de prendre des décisions sur la base de chiffres précis Dans le cadre d’une stratégie plus vaste de modernisation du Sicoval, intégrant la mise en place d’un magasin pour centraliser achats et stocks, nous avons décidé d’acquérir une solution pour optimiser le pilotage de nos services techniques, la consolidation et la gestion de notre patrimoine hétérogène : bâtiments, véhicules, routes, chemin de randonnées, réseaux d’eau… »
 

Tous les modules d’AS-Tech Web Office retenus pour leur richesse fonctionnelle et leur ergonomie

Le Sicoval fait alors auditer son organisation par un cabinet externe, qui analyse les besoins des différents services. Ces besoins font l’objet d’un appel d’offres ouvert, notifié en mars 2012 et remporté par AS-Tech Solutions pour la valeur technique et la qualité de sa réponse. « Sur cinq répondants, deux seulement dont As-Tech nous proposait une offre capable de couvrir le vaste périmètre de nos besoins : un référentiel unique pour notre patrimoine, la gestion du nouveau magasin et de tout le cycle de vie des interventions, la possibilité de faire des demandes d’achats hors intervention, la supervision du parc auto, la gestion locative et du mobilier…, » précise Inès Lopez. « Très impliqués dans le choix de leur nouvelle solution, la cinquantaine de futurs utilisateurs a plébiscité l’ergonomie et la facilité d’usage de la solution AS-Tech Web Office, lors d’une démonstration. Ils ont notamment beaucoup apprécié la navigation par menus et la clarté des écrans permettant de toujours savoir où l’on se trouve dans l’application, donc de ne jamais être perdu : c’est un vrai point fort ! »

Autre point fort : l’approche modulaire qui permet au Sicoval de mettre en œuvre les fonctionnalités à son rythme, en 2 phases de projet bien distinctes. Et donc de récolter plus rapidement les bénéfices des premiers modules opérationnels.

Vers une vraie politique pluriannuelle d’entretien et de renouvellement du patrimoine...

Avec notre logiciel de gestion AS-Tech Patrimoine, le Sicoval bénéficie d’une vision consolidée et partagée entre services de l’ensemble de son patrimoine, intégrée avec son SIG, et de fiches descriptives allant jusqu’aux pièces pour les bâtiments. Egalement opérationnel, AS-Tech Stock/Achat lui permet de gérer son magasin centralisé de fournitures et d’équipements techniques, pierre angulaire de sa nouvelle organisation.

« Entre juin et octobre 2013, nous avons géré avec AS-Tech Travaux pas moins de 1.159 interventions de bâtiments, logistique, mécanique et pour les crèches, qui relèvent depuis début 2012 de notre compétence, multipliant ainsi par 3 nos effectifs », poursuit Inès Lopez. « Nous avons gagné une rigueur incroyable : suivi de la gestion des interventions, planification et priorisation des travaux, plus aucune intervention sans bon de travail, un workflow pour une validation formalisée des demandes et une traçabilité permettant de savoir qui demande quoi et pour faire quoi. Ce module nous permet de disposer enfin de la comptabilité analytique qui nous manquait  et de valoriser l’activité des régies ! »

Et grâce au logiciel AS-Tech Parc Automobile, le recensement des 200 véhicules du Sicoval est enfin à jour. La mise en place d’alertes permet en outre au responsable du garage de gagner en temps et en sérénité sur les contrôles techniques obligatoires.

Et Inès Lopez de conclure : « AS-Tech Web Office est pour nous un véritable outil d’aide à la décision dans le sens où il nous aidera à faire des prospectives sur nos budgets des années à venir, de soumettre aux élus des chiffres réels et fiables, d’identifier au plus tôt des problèmes, de vétusté par exemple. Il nous permettra ainsi de mettre en place une politique pluriannuelle – et non plus annuelle – concernant notre patrimoine, garante d’une meilleure maîtrise de la dépense publique ! »