Inra optimiert seinen Fahrzeugpark

Ein Instrument für die lokale und nationale Verwaltung

Innerhalb des Inra war es das Fillon-Rundschreiben von 2010, das den Anstoß zu den Überlegungen gab, indem es die Notwendigkeit für den Staat und seine Betreiber hervorhob, die Fahrzeugflotten zu rationalisieren. "Bei dieser Gelegenheit hat das Inra eine Studie über seinen Fuhrpark und dessen Nutzung in Auftrag gegeben, um die Richtlinie umzusetzen. Im Jahr 2012 haben wir einen Aktionsplan ausgearbeitet, um die gesetzlichen Auflagen zu erfüllen, die Nutzung der Flotte zu optimieren, um die Kosten zu senken und gleichzeitig die Bedürfnisse der Einrichtungen zu berücksichtigen", berichtet Pascal Valentin, Direktor der dekonzentrierten Dienste zur Unterstützung der Forschung. Während der Arbeit an diesem Plan wurde eine detaillierte Analyse durchgeführt. "Wir stellten fest, dass 60 % der Fahrzeuge außerhalb der vorgeschriebenen Zone lagen und dass einige Autos nur 2.000 km pro Jahr fuhren. Ursprünglich hatten wir eine durchschnittliche Laufleistung von 8.860 km pro Jahr. Wir berechneten, dass wir zur Optimierung des Rollgesetzes und zur Erreichung des wirtschaftlichen Gleichgewichts 11 500 km pro Fahrzeug und Jahr erreichen müssten", erläuterte Pascal Valentin.
Anfang 2013, nachdem der Plan validiert worden war, suchte das Inra nach einem Management-Tool. Das Institut führte daraufhin eine umfassende öffentliche Ausschreibung mit Wettbewerb und Verhandlungen durch.

Den Menschen hinter dem Tool nicht vergessen

"Zwei Produkte ermöglichten es, den Park bis auf die Ebene des Nutzers zu verwalten und zu betreiben. Das bedeutete, zwei Softwareprodukte mit einer Schnittstelle zu kombinieren, um die Daten von einem zum anderen weiterzuleiten. Wir entschieden uns schließlich für AS-TECH Parc Auto mit einer Schnittstelle zur Buchungssoftware GIR", erklärte Pascal Valentin. 2014 wurde die Software eingeführt und ein Netzwerk von Verwaltern geschult. "Diese Werkzeuge und Pläne machen nur Sinn, wenn Menschen dahinter stehen", ergänzt der Manager. AS-TECH Parc Auto hat den Teams die Fähigkeit verliehen, den Fuhrpark auf nationaler und lokaler Ebene zu verwalten. Auf nationaler Ebene besteht nach wie vor die Notwendigkeit, den Status des Fuhrparks zu kennen, und die Software erlaubt Auswertungen. Die Software ist auch lokal parametrisierbar. So kann jeder Standort in die detaillierte Verwaltung einsteigen (PRK, Kilometer, Extraktion der Emissionen nach Auftrag, nach Struktur usw.), die Maut- oder Parkgebühren integrieren, aber auch die Fahrzeuge unter technischen Gesichtspunkten verfolgen.

"Dank AS-TECH Parc Auto können wir heute Abfragen innerhalb weniger Minuten durchführen, sowohl auf nationaler als auch auf lokaler Ebene. Die Software liefert eine Momentaufnahme des Fuhrparks, ohne dass wir eine interne Umfrage durchführen müssen, um die Daten zu sammeln. Mit dem Filtersystem ist es möglich, fein in die Daten hinabzusteigen, ohne jemanden zu fragen", betont der Manager.

AS-TECH Parc Auto als Organisationsvektor

Jährlich bietet das Tool auch ein effizientes Berichtswesen gegenüber der Leitung der Einrichtung für die Planverfolgung, indem es auf einfache Weise anzeigt, ob die Ziele erfüllt wurden oder nicht. Mit der Software kann das Inra auch Dienstreisen und Ausgaben für Fahrzeuge Forschungsprogrammen zuordnen, was vorher nicht möglich war.

Kollateralnutzen der Integration des Management-Tools: Es bedeutet, dass die Verantwortlichkeiten und die Grenzen der Rollen aller Beteiligten besser definiert werden. Das Tool hat eine strukturierende Wirkung", bestätigt Pascal Valentin. Seine Einführung hat zur Bildung eines Netzwerks von Managern geführt. Wir sind in ein System der Identifizierung und Professionalisierung der Verantwortlichen eingetreten: Alle haben nun eine klar definierte Aufgabe." Von einer dezentralisierten Organisation mit lokalen Initiativen - Inra hat 17 regionale Zentren - hat sich die Organisation auch zu einem zentralisierten System entwickelt, bei dem das IT-Tool als Vektor für den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Akteuren dient.

Management-Tool und Buchungssoftware

Bei Inra wurde das Verwaltungstool AS-TECH Parc Auto mit den Schlüsselschränken von GIR verknüpft, um Elemente wie den Kilometerstand bis hin zu Fahrgemeinschaften zu verwalten. Zur Unterstützung der Reservierung wurden Schlüsselkästen aufgestellt, die den Fahrern rund um die Uhr zur Verfügung stehen. "Diese Boxen tragen zur Optimierung der Software bei, da sie die Rückverfolgbarkeit und den Kilometerstand gewährleisten. Die Kilometerstände werden von den Fahrern zu Beginn und am Ende eines Auftrags abgelesen. Bei diesen Erhebungen haben wir uns für Vertrauen entschieden: Die Missionare geben vor der Abfahrt des Wagens einen theoretischen Kilometerstand ein und bestätigen dies bei der Rückkehr durch die Eingabe des tatsächlichen Kilometerstands bei der Rückgabe des Schlüssels. Es gibt auch die Möglichkeit der automatischen Ablesung per GPS, aber dafür müssen Boxen installiert und Abonnements bezahlt werden, und die Genauigkeit ist nicht besser", stellt Pascal Valentin fest.

Eine Flotte und 150 Standorte

2009 umfasste die Flotte des Inra 1.275 Fahrzeuge. Heute sind es 1.121 Fahrzeuge, davon 320 SUVs und 800 PKWs. Hinzu kommen 369 landwirtschaftliche Fahrzeuge, d. h. insgesamt 1 500 Fahrzeuge, die zu 99 % angeschafft werden. Das Inra stützt sich auf zahlreiche Standorte außerhalb der Ballungsräume, die sich in ländlichen Gebieten befinden, mit 17 regionalen Zentren für 150 Niederlassungen. Die PKWs der Flotte sind Kleinwagen, die für kurze Fahrten zwischen den Standorten und den Ballungsräumen verwendet werden, z. B. für den Postdienst oder für den Pendelverkehr von den Bahnhöfen. Die Geländewagen sind vom Typ Kangoo oder Berlingo, die für landwirtschaftliche Experimente und den Transport von Personal und Material eingesetzt werden. Nicht zu vergessen sind zahlreiche kleine Limousinen für Einsätze von 100 bis 400 oder 500 km und einige Straßenfahrzeuge vom Typ Laguna Kombi.

Pascal Valentin, Direktor der dekonzentrierten Dienste zur Unterstützung der Forschung, erläutert die Funktionsweise der Inra-Flotte und insbesondere die Wahl von AS-TECH Parc Auto zur Optimierung des Managements der 1.500 in Frankreich beschäftigten Fahrzeuge.

Früher verfügte jeder Standort über eine Fahrzeugliste auf Excel-Tools", erklärt der Manager. Wir führten jährliche Umfragen auf der Grundlage der Zählung der Excel-Tabellen durch und nutzten auch die Versicherungsdateien der Fahrzeuge als Quelle. Jede Einheit verwaltete ihre Fahrzeuge und kaufte sie in der Regel über die Ugap", erinnert sich der Leiter.

Zunehmend zentralisierte Beschaffung

"Von nun an laufen alle Einkäufe über den Standortmanager und nach und nach verwaltet ein einziger Manager den gesamten Fuhrpark", sagt Pascal Valentin. Die Software begleitet diese Entwicklung, indem sie den Versand der Rechnungen an die Inra-Einheiten übernimmt: "Die Daten kommen über das System zurück und es wird möglich, ein System der Weiterberechnung aufzubauen: Ein einziger Einkäufer stellt alle Ausgaben für die Nutzer ein und rechnet sie den Nutzern weiter." Die Software hilft schließlich auch bei der automatischen Überwachung bestimmter regulatorischer Aspekte wie der Verpflichtung, 25 % Elektro- oder Hybridfahrzeuge zu kaufen. "Um einen Anreiz zu schaffen, finanzierten wir den Ersatz von Fahrzeugen nach einer 1:2-Regel mit einem Viertel an Elektromodellen, die in die gemeinsam genutzten Pools integriert werden sollten. Wir haben die Fahrzeuge mit 5.500 Euro pro Einheit finanziert, was etwa der Hälfte eines Basis-Kangoo zum Ugap-Tarif entspricht. Wir haben also 120 Fahrzeuge pro Jahr abgeschafft und 60 zurückgekauft, was einer Verringerung des Fuhrparks um 5 % pro Jahr entspricht", schloss Pascal Valentin.

Frédéric Blin

Artikel erschienen in "flottes automobiles" - April 2015